Узнаете то, чего не знали, увидите то, о чем только слышали

Систематизация и хранение документов в организации

 →  Мой Бизнес, Советы

Одной из самых важных функций в делопроизводственной службе является хранение документов и их систематизация. Все исполненные документы являются своеобразной памятью организации, обращение к которой предоставляет возможность анализа всей проделанной работы коллектива, принимаются новые решения и решаются спорные вопросы. Для сохранения документов на долгий период они комплектуются в дела и для этого необходимы папки-регистраторы.

Дело — это множество документов, которые относятся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в специальную обложку со своим заголовком, например «Распоряжения ректора учебного заведения за 2010 г.», «Переговоры с фирмой по поставке обмундирования» и т. п.

Системный перечень дел, заводимые в организации и составляют весь костяк номенклатуры дел, на них ставится печать и срок хранения. Для того, чтобы все дела были упорядочены вам нужно купить папки с кольцевыми механизмами, поскольку это очень удобно.

Номенклатура дел необходима для оформления организации в целом и структурных подразделений. Номенклатуры дел печатается в формате А4 на общем бланке ОРД и подтверждается начальником организации, а затем комплектуется в папки-регистраторы.

Основным назначением номенклатуры дел является служба руководству для группы использованных документов. Номенклатура дел также применяется в индексации документов. Индекс дела составной частью входит во все регистрационные номера документов (реквизит 10).

Лица, которые несут ответственность за ведение дел, в обязательном порядке должны обеспечить сохранность документов.

Все важные документы, в целях физической сохранности зашиваются в твердые обложки или закладываются в папки-регистраторы. Чтобы предотвратить потерю документов с момента их заведения и до переведения их в архив или утилизации они должны находиться в рабочих помещениях или специальных отведенных для этого местах.

После завершения срока хранения дела, постоянного (свыше 10 лет) и временного, по указанию руководителя организации направляются в архив. В некоторых случаях документы на хранение могут передаваться в государственные или ведомственные архивы. Весь порядок использования и процедура передачи документов, которые хранятся в архивах, прописан в нормативных документах.

Все документы исполнителей, которые находятся на рабочих местах, хранятся в папках-регистраторах или папках скоросшивателях. Для хранения в папках-регистраторах существуют специальные подвесные блоки и лотки, которые встраиваются в конторские столы или устанавливаются на них.

Для размещения большого количества документов в текущих архивах, применяются шкафы и стеллажи с неподвижными и подвижными секциями.

В архивах организации или в особо важных архивах документы содержаться в специальных помещениях, которые обеспечивают все необходимые условия хранения, с применением металлических стеллажей разных размеров и степени механизации.


Опубликовано: 20.12.2013




© Копирование материала разрешено только с указанием активной ссылки на Readmas.ru


ПОХОЖИЕ СТАТЬИ:



Подписка на новости: